Informativa sul trattamento dei dati personali.

1. Introduzione

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito epoca-health.com, ne utilizzano i moduli e partecipano alle iniziative promosse da Epoca Health presso attività partner, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018. Si applica esclusivamente a questo sito e alle iniziative qui descritte, e non ad altri siti eventualmente raggiungibili tramite link esterni.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Epoca Health S.r.l. — Sede legale: Piazza dell'Emporio 11/A, 00153 Roma (RM) · P. IVA / C.F. 18520841000 · REA RM-1790379 · Email: info@epoca-health.com · PEC: epocahealth@namirialpec.it.

3. Dati personali raccolti

3.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici preposti al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione Internet: indirizzi IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, orario della richiesta. Questi dati sono utilizzati esclusivamente per finalità tecniche e di sicurezza e non vengono associati a utenti identificati. Le statistiche di utilizzo del sito sono raccolte in forma aggregata e anonima, senza uso di cookie né tracciamento individuale (v. Cookie Policy).

3.2 Modulo di richiesta del colloquio di orientamento

Attraverso il modulo presente sul sito, l'utente fornisce volontariamente: nome e cognome; numero di telefono; indirizzo email; argomento di interesse (area di interesse clinico). Insieme alla richiesta vengono registrati la data e l'ora di invio, l'indirizzo IP di provenienza e la versione dei Termini di servizio accettata, a garanzia della tracciabilità della richiesta e del consenso prestato.

L'argomento di interesse costituisce un dato relativo alla salute ai sensi dell'art. 4 n. 15 e dell'art. 9 GDPR: il suo trattamento è soggetto alle garanzie specifiche descritte nella sezione 5.

3.3 Longevity Test (screening di autovalutazione)

Il Longevity Test è un questionario di autovalutazione su abitudini e condizioni rilevanti per la longevità (energia e recupero, funzione fisica, sonno, stress e resilienza, movimento, carico clinico). I punteggi sono calcolati direttamente nel browser dell'utente: chi completa il test senza inviare il modulo di contatto finale non trasmette alcun dato a Epoca Health.

Se l'utente sceglie di inviare il modulo per essere ricontattato, vengono trasmessi e registrati: nome e cognome; numero di telefono; indirizzo email; le risposte fornite al questionario; i punteggi per area; l'indice complessivo (Readiness); un indicatore dell'interesse manifestato verso un eventuale percorso (v. sezione 6); la data e l'ora di invio; l'indirizzo IP di provenienza; la versione dei Termini di servizio accettata.

Le risposte al questionario e i punteggi che ne derivano possono rivelare informazioni relative alla salute ai sensi dell'art. 9 GDPR: il loro trattamento è soggetto alle garanzie descritte nella sezione 5.

3.4 Registrazione a un buono nell'ambito di un'iniziativa con partner

Epoca Health promuove iniziative presso attività partner (per esempio palestre e centri sportivi) nelle quali chi si registra riceve un buono che dà diritto a una visita medica di valutazione e, se il medico la ritiene indicata, a una prima seduta, eseguite da una struttura sanitaria partner e pagate da Epoca Health. La registrazione avviene tramite la pagina dedicata del sito, raggiungibile anche da un codice QR presente sui materiali dell'attività partner, oppure scrivendo al numero WhatsApp di Epoca Health.

Con la registrazione l'utente fornisce volontariamente: nome; indirizzo email; numero di telefono. Insieme alla registrazione vengono inoltre registrati: l'attività partner e il supporto da cui proviene la registrazione (locandina, bigliettino, applicazione dell'attività, WhatsApp); il codice del buono; la data di registrazione e la data di scadenza del buono; lo stato del ricontatto telefonico; la data, l'ora e l'indirizzo IP di invio; la versione delle condizioni dell'iniziativa e della presente informativa accettate; l'eventuale consenso alle comunicazioni promozionali.

Il modulo di registrazione non chiede alcun dato relativo alla salute, per scelta del Titolare: chi risponde al telefono per conto di Epoca Health non raccoglie né annota informazioni sullo stato di salute, che l'utente riferisce direttamente al medico durante la visita.

3.5 Prenotazione della visita e uso del buono

Per dare seguito al buono, Epoca Health ricontatta l'utente, illustra come funziona l'iniziativa e prenota la visita presso una struttura sanitaria partner, alla quale trasmette il nome e il numero di telefono dell'utente (v. sezione 7).

Poiché Epoca Health paga alla struttura il costo della visita e dell'eventuale seduta, il Titolare viene inoltre a conoscenza del fatto che l'utente ha utilizzato il buono e che le prestazioni sono state eseguite, e riceve i relativi documenti contabili. Questi dati rivelano informazioni relative alla salute ai sensi dell'art. 9 GDPR e sono trattati secondo le garanzie della sezione 5. Nei documenti contabili la prestazione è identificata, ove la normativa fiscale lo consenta, dal codice del buono. Epoca Health non riceve dalla struttura né richiede alcuna informazione clinica: non conosce l'esito della visita, l'anamnesi, la diagnosi né il contenuto della prestazione.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

• Gestione della richiesta di colloquio di orientamento (art. 6.1.b GDPR — misure adottate su richiesta dell'interessato) — elaborazione e risposta alla richiesta, compreso il ricontatto telefonico o via email da parte della segreteria.
• Gestione del Longevity Test e ricontatto (art. 6.1.b GDPR) — invio del riepilogo dei risultati e ricontatto per il colloquio di orientamento gratuito richiesto dall'utente.
• Emissione e gestione del buono (art. 6.1.b GDPR) — registrazione, generazione e invio del codice, ricontatto telefonico, prenotazione della visita, comunicazioni di servizio sul buono (v. sezione 10), verifica che il buono sia utilizzato una sola volta e dalla persona che l'ha richiesto.
• Trasmissione della richiesta o della prenotazione a una Struttura Partner (art. 6.1.b GDPR e, per i dati sulla salute, consenso esplicito ex art. 9.2.a) — quando necessario per dare seguito alla richiesta dell'utente, i dati sono trasmessi a una Struttura Partner secondo quanto descritto nella sezione 7.
• Trattamento dei dati sulla salute connessi alle finalità precedenti, compreso l'uso del buono (sezione 3.5) — esclusivamente sulla base del consenso esplicito dell'interessato (art. 9.2.a GDPR), prestato mediante la spunta apposita nei moduli.
• Misurazione dell'efficacia delle iniziative (art. 6.1.f GDPR) — legittimo interesse del Titolare a sapere da quale attività partner e da quale supporto provengono le registrazioni, al fine di valutare l'iniziativa e riconoscere il contributo dell'attività partner. Il dato è utilizzato in forma aggregata: all'attività partner non è comunicato chi si è registrato.
• Invio di comunicazioni promozionali (art. 6.1.a GDPR e art. 130 D.lgs. 196/2003) — esclusivamente previo consenso libero e specifico, prestato con una casella non preselezionata e revocabile in qualsiasi momento; il consenso non è condizione per ottenere il buono né per alcun altro servizio.
• Sicurezza del sito e prevenzione abusi (art. 6.1.f GDPR) — legittimo interesse del Titolare a garantire il corretto funzionamento del sito e a prevenire usi illeciti.
• Adempimento di obblighi legali, contabili e fiscali (art. 6.1.c GDPR) — conservazione dei dati e dei documenti nei casi e per i tempi previsti dalla legge, compresi i documenti contabili di cui alla sezione 3.5.

Al di fuori dell'ipotesi di consenso sopra indicata, i dati non sono utilizzati per finalità di marketing diretto né condivisi a tale scopo con terze parti.

5. Trattamento di dati sulla salute (art. 9 GDPR)

I dati relativi all'area di interesse clinico, le risposte al Longevity Test e i punteggi che ne derivano, la prenotazione di una visita presso una Struttura Partner e il fatto che un buono sia stato utilizzato appartengono a categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR. Il loro trattamento è effettuato esclusivamente sulla base del consenso esplicito dell'interessato (art. 9.2.a GDPR), prestato mediante la spunta apposita nel modulo. Tali dati sono trattati con misure di sicurezza rafforzate, sono accessibili unicamente al personale autorizzato e non vengono comunicati a terzi al di fuori di quanto strettamente necessario alla gestione della richiesta (v. sezione 7).

Il consenso è revocabile in qualsiasi momento scrivendo a info@epoca-health.com; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa e non incide sui documenti contabili e fiscali già emessi, che il Titolare è obbligato a conservare per legge (art. 17.3.b GDPR). La revoca prestata prima dell'utilizzo del buono comporta l'impossibilità di prenotare la visita.

Il Longevity Test è uno strumento informativo di autovalutazione: non è uno strumento diagnostico e i suoi risultati non costituiscono parere medico.

6. Punteggi automatici e profilazione

I punteggi del Longevity Test — i punteggi per area, l'indice Readiness e l'indicatore dell'interesse manifestato verso un eventuale percorso — sono calcolati in modo automatico a partire dalle risposte fornite dall'utente. Questo trattamento costituisce una forma di profilazione ai sensi dell'art. 4 n. 4 GDPR, limitata alla finalità di restituire all'utente il riepilogo richiesto e di consentire alla segreteria di preparare il ricontatto.

Nessuna decisione che produca effetti giuridici o che incida in modo analogo significativo sull'interessato è basata unicamente su tale trattamento automatizzato (art. 22 GDPR): il ricontatto e ogni valutazione successiva sono svolti da persone. In particolare, l'accesso al buono e alla visita non dipende da alcun punteggio: la sola valutazione rilevante è quella del medico, espressa durante la visita.

L'interessato può in ogni momento opporsi alla profilazione o revocare il consenso scrivendo a info@epoca-health.com.

7. Destinatari dei dati

• Personale interno autorizzato — collaboratori di Epoca Health incaricati della gestione delle richieste e dei ricontatti, istruiti ai sensi dell'art. 29 GDPR.
• Strutture sanitarie partner ("Strutture Partner") — quando necessario per dare seguito alla richiesta dell'utente, per prenotare la visita prevista dal buono, o se l'utente decide di proseguire dopo il colloquio di orientamento, i dati sono trasmessi alla Struttura Partner pertinente, che li tratta in qualità di titolare autonomo del trattamento per le proprie finalità di valutazione medica e di cura, fornendo la propria informativa al primo contatto. Nel caso del buono, la trasmissione è limitata al nome e al numero di telefono necessari a fissare l'appuntamento. L'elenco aggiornato delle Strutture Partner è disponibile su richiesta scrivendo a info@epoca-health.com.
• Cloudflare, Inc. (101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA) — fornitore dell'infrastruttura di hosting e distribuzione del sito, designato Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
• Resend, Inc. (San Francisco, CA, USA) — fornitore del servizio di invio delle email transazionali dei moduli del sito (notifica interna e conferma all'utente), designato Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
• Sendinblue S.a.s. — "Brevo" (9-17 rue Salneuve, 75017 Parigi, Francia) — fornitore della piattaforma di gestione dei contatti e di invio delle email e dei messaggi relativi al buono, designato Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR.
• Consulenti e fornitori di servizi contabili, fiscali e legali del Titolare, nei limiti degli adempimenti di cui alla sezione 3.5, designati Responsabili del trattamento ove ne ricorrano i presupposti.

I dati non sono oggetto di diffusione né di vendita a terzi. Alle attività partner che aderiscono alle iniziative (per esempio le palestre) non è comunicato alcun dato personale degli utenti che si registrano.

8. Trasferimenti di dati extra-UE

I dati trattati tramite Cloudflare e Resend possono essere trasferiti negli Stati Uniti. Entrambi i fornitori risultano certificati ai sensi dell'EU-U.S. Data Privacy Framework, oggetto della decisione di adeguatezza della Commissione Europea del 10 luglio 2023 (art. 45 GDPR); i rispettivi accordi di trattamento incorporano inoltre le Clausole Contrattuali Standard adottate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR) quale garanzia ulteriore.

Brevo è un fornitore con sede nell'Unione Europea e ospita i dati su infrastrutture situate nell'Unione Europea (Francia e Belgio). Per alcune attività accessorie Brevo si avvale di sub-responsabili che possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo: tali trasferimenti sono assistiti dalle Clausole Contrattuali Standard e, ove applicabile, dall'EU-U.S. Data Privacy Framework, secondo quanto previsto dall'accordo sul trattamento dei dati sottoscritto con il fornitore.

9. Periodo di conservazione

• Dati di navigazione (log tecnici): massimo 12 mesi.
• Dati del modulo di richiesta del colloquio e del Longevity Test (inclusi i dati sulla salute): conservati per il tempo necessario a gestire la richiesta e comunque non oltre 12 mesi dall'invio, salvo obblighi di legge.
• Dati della registrazione al buono (inclusi il codice, la scadenza, la provenienza e lo stato del ricontatto): conservati non oltre 12 mesi dalla registrazione, salvo obblighi di legge e salvo il consenso alle comunicazioni promozionali, di cui al punto successivo.
• Dati trattati previo consenso promozionale: conservati fino alla revoca del consenso e comunque soggetti a verifica dell'attualità dell'interesse ogni 24 mesi.
• Documenti contabili e fiscali relativi al pagamento delle prestazioni da parte del Titolare (sezione 3.5): conservati per il periodo previsto dalla legge, pari a dieci anni (art. 2220 c.c. e normativa fiscale).
• Evidenze del consenso, della versione dei Termini, delle condizioni dell'iniziativa e dell'informativa accettate: conservate insieme alla richiesta o alla registrazione, per la stessa durata.

La conservazione successiva presso la Struttura Partner, ove i dati le siano stati trasmessi, è disciplinata dall'informativa della Struttura.

10. Comunicazioni di servizio e comunicazioni promozionali

Sono comunicazioni di servizio i messaggi necessari a dare seguito a quanto l'utente ha richiesto: la conferma della registrazione e l'invio del codice del buono; il ricontatto telefonico per fissare la visita; il messaggio con cui il Titolare, non essendo riuscito a raggiungere l'utente, gli chiede quando può essere ricontattato; il promemoria della data di scadenza del buono. Queste comunicazioni sono inviate per email, telefono, SMS o WhatsApp al recapito fornito dall'utente, non contengono offerte di altri prodotti o servizi e non richiedono un consenso separato (art. 6.1.b GDPR). L'utente può chiedere in qualsiasi momento di non riceverne altre, rispondendo al messaggio o scrivendo a info@epoca-health.com.

Sono comunicazioni promozionali i messaggi relativi a nuove iniziative, contenuti e servizi di Epoca Health non collegati a una richiesta in corso. Sono inviate esclusivamente previo consenso specifico, prestato con una casella non preselezionata, e sono revocabili in qualsiasi momento senza alcuna formalità tramite il link di disiscrizione presente in ogni messaggio o scrivendo a info@epoca-health.com. La revoca del consenso promozionale non pregiudica il buono già ottenuto né alcun altro servizio.

11. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'interessato ha diritto di: accedere ai propri dati personali; ottenere la rettifica di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti; chiedere la cancellazione dei dati (art. 17); chiedere la limitazione del trattamento (art. 18); opporsi al trattamento, inclusa la profilazione (art. 21); ricevere i dati in formato portabile (art. 20); revocare il consenso in qualsiasi momento, incluso il consenso ex art. 9 e il consenso promozionale.

Per esercitare tali diritti: info@epoca-health.com oppure PEC epocahealth@namirialpec.it. Il Titolare risponde entro 30 giorni, prorogabili di ulteriori 60 per richieste complesse, previo avviso all'interessato.

12. Reclamo al Garante

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi il GDPR ha diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), ai sensi dell'art. 77 GDPR, o di ricorrere all'autorità giudiziaria competente.

13. Minori

Il sito, i servizi di Epoca Health e le iniziative descritte nella presente informativa sono riservati a persone maggiorenni, come previsto dai Termini di servizio. Epoca Health non raccoglie consapevolmente dati personali di minori: qualora venisse a conoscenza di un conferimento da parte di un minore, provvederà alla cancellazione dei dati. Eventuali segnalazioni: info@epoca-health.com.

14. Modifiche all'informativa

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina con l'indicazione della data di aggiornamento; in caso di modifiche sostanziali riguardanti trattamenti basati sul consenso, l'interessato sarà informato tramite i recapiti forniti.